Phân tích các nguyên nhân về lỗi chất lượng dược phẩm theo yêu cầu của GMP EU

Thủ tục điều tra và ra quyết định theo tiêu chuẩn GMP EU

Các thông tin báo cáo liên quan đến lỗi chất lượng phải được ghi lại, trong đó bao gồm tất cả các thông tin chi tiết. Hiệu lực và mức độ của tất cả các báo cáo về lỗi chất lượng phải được lập thành văn bản và đánh giá tuân theo các quy tắc của Quản lý rủi ro chất lượng để hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến mức độ của việc điều tra và hành động đưa ra.

Nếu lỗi chất lượng của một lô hàng được tìm thấy hoặc nghi ngờ thì việc xem xét, kiểm tra các lô hàng khác phải được thực hiện để xem liệu các lô hàng khác có bị ảnh hưởng hay không. 

Các quyết định về điều tra lỗi chất lượng phải phản ánh mức độ rủi ro, được thể hiện bởi mức độ rủi ro cũng như mức độ nghiêm trọng của bất cứ việc không tuân thủ nào đối với yêu cầu của giấy phép lưu hành sản phẩm hoặc GMP. Những quyết định phải được đưa ra kịp thời để đảm bảo rằng tính an toàn của bệnh nhân và động vật được duy trì theo cách tương xứng với mức độ của rủi ro.

 Vì không phải lúc nào cũng có các thông tin và mức độ đầy đủ về vấn đề lỗi chất lượng tại giai đoạn đầu của việc điều tra, tuy nhiên quá trình đưa ra quyết định vẫn phải đảm bảo rằng các hành động giảm thiểu rủi ro thích hợp được thực hiện tại một điểm thời gian thích hợp trong quá trình điều tra. Tất cả các quyết định và phương pháp có kết quả đến lỗi sản phẩm phải được lập thành văn bản. 

Nhà sản xuất phải báo cáo một cách kịp thời về lỗi chất lượng sản phẩm tới người nắm giấy phép lưu hành sản phẩm, và tất cả các cơ quan có thẩm quyền liên quan trong trường hợp lỗi chất lượng có thể dẫn đến việc thu hồi sản phẩm.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ và các hành động ngăn ngừa và khắc phục.

Trong quá trình điều tra về lỗi sản phẩm thì một mức độ phân tích nguyên nhân gốc rễ thích hợp cần phải được áp dụng. Trong trường hợp nguyên nhân gốc rễ thực sự không được xác định, thì cần phải xác định nguyên nhân gốc rễ khả quan nhất và có giải thích về nó.

Khi nghi ngờ hoặc xác định được có sai số do con người là nguyên nhân của lỗi chất lượng, thì phải được chứng minh và làm rõ.

Các CAPA thích hợp cần được xác định và thực hiện để ứng phó với lỗi chất lượng. Các hiệu quả của các hành động đó cần được theo dõi và đánh giá.

Các tài liệu về lỗi chất lượng phải được đánh giá. Phân tích xu hướng phải được thực hiện thường xuyên cho bất kì các chỉ dẫn cụ thể, hoặc những vấn đề tái diễn cần phải chú ý.

Thu hồi sản phẩm và các hành động giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.

Cần thiết lập các thủ tục bằng văn bản, thường xuyên xem xét và cập nhật khi cần thiết để chuẩn bị cho bất kỳ hoạt động thu hồi nào hoăc thực hiện các hành động giảm thiểu rủi ro.

Một khi sản phẩm đã có mặt trên thị trường thì bất kỳ truy xuất nào của nó từ mạng lưới nhà phân phối do lỗi chất lượng phải được coi như một đợt thu hồi. (Quy định này không áp dụng đối với việc lấy lại (hoặc trả lại) các mẫu sản phẩm từ mạng lưới phân phối để tạo điều kiện cho việc điều tra về vấn đề / báo cáo lỗi chất lượng).

Khả năng thu hồi sản phẩm của nhà sản xuất phải được bắt đầu nhanh chóng và bất cứ lúc nào khi có yêu cầu. Trong một số trường hợp nhất định, các hoạt động thu hồi có thể cần được bắt đầu để bảo vệ sức khỏe cộng đồng hoặc động vật trước khi xác định (các) nguyên nhân gốc rễ và mức độ đầy đủ của lỗi chất lượng

Hồ sơ phân phối lô hoặc sản phẩm phải có sẵn cho những người chịu trách nhiệm thu hồi và phải có đầy đủ thông tin về người bán buôn và khách hàng được cung cấp trực tiếp (với địa chỉ, số điện thoại và / hoặc số fax trong và ngoài giờ làm việc, lô và số lượng được giao), bao gồm cả những sản phẩm xuất khẩu và mẫu y tế.

Trong trường hợp các sản phẩm thuốc điều tra, tất cả các địa điểm thử nghiệm và quốc gia nơi đến của sản phẩm phải được xác định và làm rõ. Trong trường hợp điều tra một sản phẩm thuốc đã được cấp phép lưu hành thì nhà sản xuất sản phẩm thuốc đó phải phối hợp với nhà tài trợ thông báo cho người được cấp phép lưu hành sản phẩm về mọi lỗi chất lượng nào có thể liên quan đến sản phẩm thuốc .

Cần xem xét sau khi tham vấn với các Cơ quan có thẩm quyền liên quan về mức độ mở rộng của hành động thu hồi đối với mạng lưới các nhà phân phối. Phải tính đến nguy cơ tiềm ẩn đối với sức khỏe cộng đồng, động vật. Cơ quan có thẩm quyền cũng cần được thông báo trong các trường hợp không đề xuất hành động thu hồi đối với lô bị lỗi do lô đã hết hạn sử dụng (chẳng hạn như các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn).

Tất cả các cơ quan thẩm quyền có liên quan phải được thông báo trước trong trường hợp có mục đích thu hồi sản phẩm. Đối với các vấn đề nghiêm trọng (có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe của bệnh nhân hoặc động vật), các hành động giảm thiểu rủi ro (thu hồi sản phẩm) có thể được thực hiện ngay trước khi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền. 

Phải xem xét liệu hành động đề xuất thu hồi sẽ tác động tới các thị trường khác nhau theo nhiều cách khác nhau, và nếu trường hợp đó xảy ra thì cần phải phát triển riêng các hành động giảm thiểu rủi ro chi tiết cho từng thị trường, cùng với thảo luận với các cơ quan có thẩm quyền. Cần cân nhắc đến việc rủi ro trong điều trị do, thiếu sản phẩm thuốc, hoặc không có thuốc thay thế trước khi quyết định hành động giảm thiểu rủi ro như thu hồi. Mọi quyết định không thực hiện một hành động giảm thiểu rủi ro mà nếu không sẽ được yêu cầu phải được thỏa thuận trước với cơ quan có thẩm quyền.

Các sản phẩm bị thu hồi nên được xác định và lưu trữ riêng biệt trong một khu vực an toàn trong khi chờ quyết định xử lý chúng. Việc xử lý tất cả các lô bị thu hồi phải được thực hiện và lập thành văn bản. Cơ sở lý luận cho bất kỳ quyết định làm lại các sản phẩm bị thu hồi phải được lập thành văn bản và thảo luận với cơ quan có thẩm quyền liên quan.

Tiến trình của quá trình thu hồi phải được ghi lại cho đến khi kết thúc và ban hành báo cáo cuối cùng, bao gồm cả sự đối chiếu giữa số lượng đã giao và thu hồi của các sản phẩm / lô liên quan.

Hiệu quả của các thỏa thuận áp dụng cho việc thu hồi phải được đánh giá định kỳ để xác nhận rằng chúng vẫn còn vững chắc và phù hợp để sử dụng. Các đánh giá như vậy nên mở rộng cho cả các tình huống trong giờ làm việc cũng như các tình huống ngoài giờ làm việc và khi thực hiện các đánh giá đó, cần cân nhắc xem có nên thực hiện các hành động mô phỏng lại hay không. Đánh giá này cần được lập thành văn bản và chứng minh.

Ngoài việc thu hồi, cần có những xem xét đối với những hành động giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn khác để quản lý rủi ro do lỗi chất lượng gây ra. Những hành động như vậy có thể bao gồm việc ban hành các thông báo cảnh báo cho các chuyên gia chăm sóc sức khỏe liên quan đến việc họ sử dụng lô có khả năng bị lỗi. Những điều này cần được xem xét trên cơ sở từng trường hợp cụ thể và thảo luận với các cơ quan có thẩm quyền liên quan.